社労士相談室
就業規則と法定三帳簿

安心して働ける職場づくりのためにも整備しておきたい!就業規則や法定3帳簿、書類の保管のポイントをおさらい!

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1、はじめに

労働基準法といえば、労働時間や休日休憩、賃金、 雇用契約全般について定められている法令ですが、法令や就業規則の策定・周知義務、帳簿の調整、書類の保管についても定められている事をご存知でしょうか。

新規に事業を開始された使用者の皆様においては、労働者の賃金や労働時間、休暇等の主な労働条件について、労働者を雇用したら法定帳簿を備え付ける義務があります。 適切に労務管理を行っていく上で大切なものになりますのでしっかりと整えましょう。

また、従業員数10名未満の前には就業規則の作成は義務ではありませんが、まだ就業規則の作成義務のないごく小規模な会社様にこそ、しっかりとした就業規則を積極的に整備することをお勧めしています。一度作成した就業規則は不利益変更が難しいという点もありますが、就業規則は、労働条件に関することや職場内の規律について、労働者の意見を聴取して作成する、労使にとって大切な「ルールブック」です。しっかりとした就業規則は会社を守る武器となります。また雇用に関する補助金や助成金の受給の際には就業規則の作成が必須となっていることが少なくありません。早い段階からの就業規則の整備はいざという時に頼もしい存在です。

ここからは、法令や就業規則の周知義務、法定三帳簿や保管義務のポイントを押さえていきます!

2、法令や就業規則の周知義務

労働者の無知に乗じて、使用者が不正・不当な取扱いをすることを防止するため、使用者には労働基準法及びこれに基づく命令、就業規則と労働者に周知させることが義務づけられています。具体的に周知義務のあるものは以下の通りです。

①労働基準法、及び労働基準法に基づく命令

②就業規則

③労働基準法に規定する労使協定

④労使委員会の決議(高度プロフェッショナル制度と企画業務型裁量労働制の決議)

①はその要旨、②、③、④はその全文について、使用者は労働者に周知することとされています。

3、就業規則の策定・届出

労働者が10名以上いる場合は、使用者に就業規則の策定・管轄労基署への届出が義務付けられています。 この10名にはパート・アルバイト等、正社員以外の雇用形態の労働者も含まれます。

就業規則には、絶対的必要記載事項というものが労働基準法で定められており、この項目は必ず盛り込まなければいけません。また相対的必要記載事項というものもあり、これは会社が任意で定めをする場合には就業規則に記載しなければならない項目です。

簡単に言えば、労働時間・休日に関すること、賃金に関すること、労働者の身分の喪失に関わることが絶対的必要記載事項の内容です。いずれも労働者にとっては生活の根幹にかかわる重要事項であるため、絶対的必要記載事項となっています。

また、賞与や退職金、食事の支給などがあれば、相対的必要記載事項として就業規則への記載が必要です。 多くの場合就業規則には制裁つまり懲戒事由を設けるはずですが、 これも実務上は相対的必要記載事項として就業規則に必ず盛り込む事項となります。就業規則を作成する場合、賃金規程や、育児介護休業規程などもセットで作成することが一般的です。(もちろん就業規則に盛り込んでも良いのですが、通常は規定が膨大に及ぶことから別規程としたほうがわかりやすいため、就業規則とは別にすることが多くなっています。)

4、法定三帳簿(労働者名簿、賃金台帳、出勤簿)

労働者を一人でも雇うと、労働者名簿、賃金台帳、出勤簿の三つを作成する義務があります。これら三つは合わせて「法定三帳簿」と呼ばれています。

◆労働者名簿

労働者名簿とは、労働基準法により作成・保管することが義務付けられているもので、労働者ごとにそれぞれ作成する必要があります。労働者名簿には次の事項が盛り込まれている必要があります。

〔労働者名簿に記載する事項〕

氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れの年月日、 退職の年月日及びその理由(解雇の場合にあっては、その理由を含む)、死亡の年月日及びその原因

また、この労働者名簿は、当該従業員が死亡・退職・解雇の日から3年間、保管することが義務付けられています。最近では、クラウド労務管理ソフトにおいて従業員情報を入力すると自動的に労働者名簿が作成できるものもあります。

◆賃金台帳

賃金台帳も、労働基準法により作成と保管が義務付けられています。賃金台帳には次の事項が盛り込まれている必要があります。

〔賃金台帳に記載する事項〕

労働者氏名、性別、賃金の計算期間、労働日数、労働時間数、時間外労働時間数、深夜労働時間数、休日労働時間数、基本給や手当等の種類と金額、控除項目と金額

賃金台帳も昨今は、給与計算ソフト等で自動的に作成出来る仕様となっているものがほとんどなので、給与計算ソフトを利用していれば特段、心配することはありません。

◆出勤簿

出勤簿は、労働基準法施行規則等により作成が義務付けられています。出勤簿の記載事項について労働基準法では、 明確な用件は定義されていませんが、賃金台帳のベースとなるのが出勤簿なので、次の事項は記録しておくと良いでしょう。

〔出勤簿に記載する事項〕

労働者氏名、出勤日、出勤日ごとの始業終業時刻、休憩時間、 時間外労働時間、 深夜労働時間、休日労働時間、休日・休暇の取得日

なお、出勤簿の様式は自由ですが、クラウド勤怠ソフト等を利用すれば、出勤簿が自動的に作成されるものも多くありますので、こうしたソフトを利用すると便利です。

5、記録の保存期限とその起算日

労働基準法第109条では、労働者名簿、賃金台帳、雇入、退職、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を5年間(当分の間、3年間)保存しなければならない、と定めています。保存期限の起算日は次の通りです。

①労働者名簿・・・労働者の死亡・退職・解雇の日

②賃金台帳・・・最後の記入のした日(記録に係る賃金の支払期日がこの日より遅い場合は、当該支払期日)

③雇入れまたは退職に関する書類・・・労働者の退職または死亡の日

④災害補償に関する書類・・・災害補償を終わった日

⑤賃金その他労働関係に関する重要な書類・・・その完結の日(記録に係る賃金の支払期日がこの日より遅い場合は、当該支払期日)

⑤は具体的には、出勤簿、タイムカードなどの記録、労使協定書、残業命令書などが該当します。

これらの書類は、要件を満たせばパソコン上で作成して保存することも可能です。昨今、必要なデータを紙に手書き保管というのは現実的でなく、PCで作成した電子データの保管が主流になってきています。労基法上の保管書類についても、労働基準監督署等から提出を求められた際にすぐ表示・印刷出来るのであれば、エクセル等のデータやオンライン上で保管しても問題ありません。積極的に電子データ保管を活用していきましょう。

6、おわりに

いかがでしたでしょうか。就業規則の作成や届出、法令等の周知、法定帳簿の策定は 労働基準法で義務付けられており、違反者には30万円以下の罰金に処せられる場合があります。

普段は業務に忙しくあまり細かいところまでチェックできないという経営者・人事御担当者の方は多いですが、いざトラブルとなった時にしっかりと整備されている就業規則や帳簿類が、経営者や人事担当者の方を救ってくれる可能性も非常に高いです。労使で未然に無用なトラブルを避け、安心して就労できる職場を作っていくためにも、ポイントを押さえて効率的に策定・整備義務や周知義務を果たしていきましょう。

【執筆者プロフィール】

寺島 有紀

寺島戦略社会保険労務士事務所 所長 社会保険労務士。

一橋大学商学部 卒業。

新卒で楽天株式会社に入社後、社内規程策定、国内・海外子会社等へのローカライズ・適用などの内部統制業務や社内コンプライアンス教育等に従事。在職中に社会保険労務士国家試験に合格後、社会保険労務士事務所に勤務し、ベンチャー・中小企業から一部上場企業まで国内労働法改正対応や海外進出企業の労務アドバイザリー等に従事。

現在は、社会保険労務士としてベンチャー企業のIPO労務コンプライアンス対応から企業の海外進出労務体制構築等、国内・海外両面から幅広く人事労務コンサルティングを行っている。

HP: https://www.terashima-sr.com/

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