社労士相談室
在宅勤務時の時間管理が大きく変わる!2021年3月改定「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」で求められる労働時間管理を社労士が解説!

1,はじめに

長引くコロナ禍におけるニューノーマルな働き方として、「テレワーク」が従来予想されなかったスピードで各企業に取り入れられつつあります。政府としてもテレワーク推進を大きく後押ししており、この流れを受け、この度2021年3月にテレワークガイドラインが改定されました。

もともとこのガイドラインは2018年2月に策定された「情報通信技術を利用した事業場外勤務の適切な導入及び実施のためのガイドライン」がもとになっています。今回から「テレワークの適切な導入及び実施の推進のためのガイドライン」と名付けられ、「推進」という言葉に政府がテレワークの推進を目指すのだ、という明確な意思が表れています。

このガイドラインで特筆すべきは、テレワーク中の時間管理を従来より柔軟化したという点です。「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」では、使用者は客観的記録をもとに労働者の労働時間を確認することとされていましたが、本ガイドラインでは、必ずしも客観的な記録に基づかず、労働者にテレワーク中の労働時間を自己申告させることを可能としています。テレワークの性質を考慮し、使用者が労働者の私的な生活空間に立ち入らないことを前提に、従来とルールを変えているものと考えられます。

今回はこのガイドラインの内容から、事業主が知っておきたいポイントを解説します!

2,労働時間制度とテレワーク

テレワークは、労働基準法上の全ての労働時間制度で実施が可能です。このため、テレワーク導入にあたって従来の労働時間制度を見直す必要は本来ありません。その一方で、よりテレワークを実施しやすくするために今までの労働時間制度を見直したいという会社もあると考えます。以下に、テレワークの推進に役立つと考えられる労働時間制度を挙げます。

フレックスタイム制度:

通常の労働時間制度及び変形労働時間制においては、従業員の始業及び終業の時刻や所定労働時間をあらかじめ定める必要があります。これはテレワークにおいても同様ですが、実際のテレワーク時は必ずしも労働者が一斉に就業する必要はない、ということも考えられます。その点、フレックスタイム制は、労働者が始業及び終業の時刻を柔軟に決定することができる制度であり、テレワークになじみやすいです。

たとえば在宅勤務の日は労働時間を短くして家庭生活に充てる時間を長く取る、中抜けを長くとった分その日の就業を遅くするなど、労働者にとって仕事と生活の調和を図ることをより可能にできるといったメリットがあります。

事業場外みなし労働時間制:

労働者が事業場外で業務に従事した場合において、労働時間を算定することが困難なときに適用される制度です。使用者の具体的な指揮監督が及ばない事業場外で業務に従事する場合に活用できる制度で、テレワークにおいて一定程度自由な働き方をする労働者にとって、柔軟にテレワークを行うことが可能となることが考えられます。

ただこの事業場外みなし労働時間制がどのような場合に適用できるかの要件も、本ガイドラインで明確に定められています。①情報通信機器が、使用者の指示により常時通信可能な状態におくこととされていないこと(例えば労働者が自分の意思で通信回線を切断できるなど)②随時使用者の具体的な指示に基づいて業務を行っていないこと(使用者により、作業量や作業の時期、方法等を具体的に特定されていない)といった事項が挙げられています。

特に①は、一般的に、自宅にいながらも上司や同僚とコミュニケーションをとりながら仕事を進めるテレワークのイメージとはやや異なる部分があり、テレワーク時の事業場外みなし労働時間制の導入にはやや慎重にならざるを得ないと考えます。

3.テレワークにおける労働時間管理の把握

オフィスで勤務しているときと異なり、テレワーク中の労働時間管理においては基本的に使用者による現認ができません。労働時間の把握に工夫が必要となる一方で、情報通信技術を活用する等によって、労務管理を円滑に行うことも考えられます。

労働時間の把握については、従来のルールである「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」を踏まえると以下の通りとなります。

①パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として、始業及び終業の時刻を確認すること

②労働者の自己申告により把握すること

たとえば労働者が業務にパソコンを使用しており、パソコンの使用時間が労働時間と完全に一致するような場合は使用時間を労働時間とすることで問題ありません。しかし仮に労働者がパソコンをシャットダウンした後に取引先からかかってきた電話に応じていた場合、通話時間も労働時間となり、パソコンの使用時間と労働時間は一致しません。本ガイドライン条では、このような場合は労働者の自己申告により労働時間を把握することが可能としています。

上記の労働者のテレワーク中の労働時間の自己申告について、ガイドライン上は必ずしもこの労働者の自己申告が、客観的な記録に基づいてなされるものであることを義務付けていません。労働者に労働時間を自己申告させるには以下の措置を講ずる必要があります。

① 労働者に対しては適正な労働時間の自己申告等について十分に説明を行うことだけでなく、管理者に対しても自己申告制の適正な運用等について十分な説明を行うこと

② 労働者から自己申告された労働時間が、パソコンの使用状況などの客観的な事実と著しく乖離していることを把握した場合には、労働時間の補正をすること

 ③ 自己申告できる残業時間に上限を設けるなど、不適切な措置を講じないこと

冒頭でも記載した通り、テレワークはオフィス勤務と異なり、労働者の私的な空間で行われることを前提としています。そのため使用者が積極的に客観的な記録を取るということが従来より困難であるとされ、このようなルールになっているのだろうと考えられます。

テレワーク中でも使用者が簡単に実施できる労働時間の把握方法として、いわゆる「始業メール・終業メール」が挙げられています。メールであれば後から送信時間等も確認でき、手軽な実施が可能です。時刻が後から修正できない前提であれば、勤怠システムの打刻でも問題ないと考えられます。

4,テレワークに特有な事象に関する取り扱い(中抜け、長時間労働)

テレワークは労働する場所と労働者の私的空間が一体化しており、労働者の私用が生じた場合に「中抜け」の時間が発生することも多いと考えられます。中抜けについてはしっかり把握して休憩時間とする(長くとった場合は終業時間を繰り下げるなど)、時間単位年休として取り扱う、把握しない場合には休憩時間を除いて始業から終業の間をすべて労度時間とする、様々な方法が可能ですが、ガイドラインでは予め就業規則等でルールを定めておくことが重要とされています。

また、テレワークにより業務が効率化され、時間外労働の削減につながるというメリットが期待される一方で、下記の観点から長時間労働につながりやすいとする側面もあることに注意が必要です。

・労働者が使用者と離れた場所で働くため、相対的に使用者の管理の程度が弱くなる

・業務の指示や報告が時間帯にかかわらず行われ、仕事と生活の時間の区別が曖昧となる

そのため、使用者は以下のような工夫で労働時間の抑制をすることが有効です。

・メール送付等が時間外にやみくもに行われないよう一定のルールを設ける

・システムへのアクセス制限を行う

・労使で時間外等の労働が可能な時間帯や時間数をあらかじめ合意しておく

・長時間労働者への注意喚起を行う

5,おわりに

いかがでしたでしょうか。管理者が適切に労務管理を行い、労働者が安心して働くことのできる良質なテレワーク環境を整えることは、労使にとって非常にメリットの大きいものです。「出社せねば」「対面で話をしなければ」といった思い込みがなくなり、時間や場所の自由度があがることも、事業を推進する新しいアイディアが生まれる土壌になると考えます。可能な限り多くの会社で、テレワークを自社の「働き方改革」の中心に据え、円滑かつ適切な導入を進めていただきたいと考えます。

【執筆者プロフィール】

寺島 有紀

寺島戦略社会保険労務士事務所 所長 社会保険労務士。

一橋大学商学部 卒業。

新卒で楽天株式会社に入社後、社内規程策定、国内・海外子会社等へのローカライズ・適用などの内部統制業務や社内コンプライアンス教育等に従事。在職中に社会保険労務士国家試験に合格後、社会保険労務士事務所に勤務し、ベンチャー・中小企業から一部上場企業まで国内労働法改正対応や海外進出企業の労務アドバイザリー等に従事。

現在は、社会保険労務士としてベンチャー企業のIPO労務コンプライアンス対応から企業の海外進出労務体制構築等、国内・海外両面から幅広く人事労務コンサルティングを行っている。

HP: https://www.terashima-sr.com/

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