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熊倉由実

プロノイア・グループ株式会社 エグゼクティブアシスタント

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社労士とのコミュニケーションがスムース

” 社労士さんとのやりとりや情報の共有にめんどくささを感じていました ”

人事コンサルティングの会社でアシスタント業務に加えて労務の業務を1人で対応しています。 社労士さんに依頼している内容は、雇用保険の手続きと給与計算です。 まだ会社規模も小さくコアワーキングスペースをオフィスとして使用している為、駄目だとはわかっていても雇用契約は、紙で作成して自宅に保管しています。 危機管理として、契約書を無くす心配もあるので、なんとかしたいと考えていました。

 

また、1人に入社するだけで紙での契約書のやりとり。そして、個人情報の収集はメールかSlackで行ってからその内容を社労士さんにメール。情報に不備があると社労士さんとのメールも10往復以上となり、めんどくさく感じ入社手続きの作業が後回しになることも。 ​

 

他社サービス(クラウドサイン)も考えましたが、コスト面で折り合いと雇用契約が無かったので、そんな時にWelcomeHRのサービスを聞き導入することにしました。

導入して解決したこと

このサービスは、社労士さんと一緒に使えるのでわざわざコンタクトを取らなくても、システムに新規入力があった場合はお互いのメールアドレスに通知がくるので、対応が必要ということがわかります。進捗の共有もできるので何度もやり取りをする必要がなく、打ち合わせの時間をわざわざセッティングすることもなくなりました。スムーズなコミュニケーション連携ができ、非常に助かっています。単純に計算しても月に20時間以上もの労務業務削減できるようになりました。これは、3日間の勤務日数に値し効率化を実現できています。

導入後の変化

雇用契約書を紙から電子管理にできたことで、セキュリティ面の安心が確保でました。 自宅保管という危険なリスクから回避でき、本当に良かったと思っています。

 

また、社労士さんとのコミュニケーションや回数を減らすけども密な情報共有をすることができ、時間短縮と効率化を実現することができました。 会社の社員数もすくなく、みんなマルチタスクをこなしている状況で、時間短縮と業務の効率化は会社全体の生産性向上にも繋がっています。もっと早く導入すべきだったと今では実感しています。

 

月に社労士とのメールやり取りだけで5時間程度。⇒WHRを使用することで、メールでのやり取りがなくなりました。 共有のアカウント管理でお互い進捗の共有ができるので、サイトを見るだけです。