【忙しい人必見!】時間を何倍にも増やすタイムマネジメント


私達はみな時間と仕事の関係について話すとき、ロジックについて論じます。パフォーマンスを最適化するために整理できる方法とプロセスについて論じます。しかし最近私は、この時間の概念とはロジックではなく感情に関わるものであると発見しました。


これによりアインシュタインの相対性理論と、一般人に対するその説明を思い出すことになりました。苦しいとき時間は非常にゆっくりと進み、数分がまるで数時間であるかに感じます。しかし、楽しいときには、時間は瞬く間に過ぎていきます。これを仕事に当てはめてみましょう。ポイントは似たようなものです。仕事を楽しみ、その間フロー状態に入るとすれば、時間の流れは速くなり生産性を感じることになるでしょう。同様に退屈な仕事をしている場合、または不安を感じる環境下では、時間は非常にゆっくりと流れます。


ヨーロッパにある大手企業の上級管理職は、ある日以下の洞察を行いました。彼女は、終了時刻の数分前、タイムレコーダーに記録し退勤できるよう、17時になるのを並んで待っている従業員を目撃しました。その場所は果たして従業員にとって退勤時間を待つことができないほど悪い職場だったでしょうか?彼らの公平のためにいうと、そうだったようです。

これらを解決する為に唯一残された方法は、いかにワクワクさせる仕事を増やし、退屈な仕事を減らすかです。時間は私たちを決定するものではなく、実際には自己管理するものです。どうすれば自分自身をうまく管理できるでしょうか。私が学んだ方法は「マルチプライヤー(乗数)」(自分自身を整理し組み立てることで時間を何倍にもできるという考え方です)と呼ばれ、5つのステップに分かれています。

参考書:Rory Vaden Procrastinate on Purpose (ローリー ヴァーデン著 故意に先延ばしにする)

1-排除:

ここでの目標は、行うべきではない、影響の小さい仕事を取り除くことです。Peter Drucker(ピーター・ドラッカー)は以下のように述べました。全く実行する必要のないことを、効率的に実行するほど無駄なものはありません。これについて、有名なDerek Siversである、CD Babyの前CEOの述べた、私の好きな話をご紹介します。彼は「もちろん!」または「いいえ」という返事と感情について述べています。「うん、やりたいな!」と感じたら、それをするべきです。ただし、次のように「うん、まあ、いいよ」といった具合に感じる場合には、すべきではありません。これは、単純に聞こえますが、実行は困難です。「いいえ」と言うのは簡単ではないからです。その他排除すべきものとして、不要な会議、長いeメール、テレビを見ること、作業の断続的変更、不合理な人々が挙げられます。

2-自動化:

これより簡単なものはありません。自動化できるものは全てそうすべきです。例えば、オンラインでの支払い、昔からのクライアントに対するフォローアップ、ソーシャルメディア管理、データバックアップの同期、カテゴリカルスケジュールなどです。こうした自動化における問題は、場合によっては追加コストがかかることです。そのため思考を変え、実質的にあなたのビジネスとあなた自身に投資すると考えます。こうして時間を節約するときはいつでも、あなたは実際に時間を買っており、子供と一緒の時間を過ごせるよう早めに家に帰ったりします。

3-委任する:

委任は多くの人にとって難しいことです。自分自身でやれば、あなたの望み通りに完璧に出来上がるとあなたは知っています。しかし、実際には、ビジネスとはこのような形では成長できないことに注意する必要があります。アーティストやフリーランサーである場合を除いて、結果というものは、不完全であることもあり、それはよいことだと理解しなくては、CEOやマネージャーとしてのキャリアを伸ばすことはできません。私は30倍ルールで働いています。自分で5分以内にできる作業の場合、部下にその方法を説明するのには150分かかるものと考えます。必ずしも一度の説明で終了せず、数週間かかることもあります。しかし、1年間毎日5分のタスクを実行する必要がある場合、そのタスクは1250分(5 x 250営業日)かかることになります。 しかし、誰かにそれを行うように教えると、その年には、説明時間に150分を費やしたとしても、1100分を節約できます。より長時間のタスクである場合を想像してください。どのくらいの時間を節約できますか?

4-先延ばし:

その仕事を後で行うようしばらくほおっておけますか?あなたが自問する問題です。すべてのタスクには常に優先性と緊急性があり、そのタスクを計画に組み込むことが必要です。慌てず完了することが可能な段階まで待つのが最善の方法です。物事は変化し、計画も変化する。日程が変更されることもあれば、価格の変化、法律の変更、戦略の変化、技術の変化、天気の変化などもあります。例えば、あなたは、支払いの直前まで、お金を投資する可能性があることを知っているので、早めには支払うことはありません。ただし、金利と信頼の問題があるために、支払いが遅れるのは好みません。そのため、あなたは適切なタイミングで支払いを行います。どのタスクでも同様ですが、適切なタイミングでそれを行うための細い線があります。

5-集中する:

ついに今こそ、行動する時です。優先度の高いタスクがあり、それを完了する必要があります。あなたはあなた自身に対し、自己に集中し、自己を守る許可を与えなければなりません。これは、あなたが利己的だから、自身だけに焦点を合わせるのではなく、人々が最善を尽くす間のあなたに依存しているからです。他の人々をそのタスクから解放し、自分のことを成し遂げられるように、あなたはタスクを遂行する必要があります。次の最も重要なタスクを達成するまでは、その他は全て気を散らす原因となります。大きなことに集中できるように、小さなことを一時的に無視します。人は、他人を失望させることにこそ最大の恐怖を感じるため、自身の時間を犠牲にします。しかし、他の人に対するあなたの最大の義務は、最高の自分であることです。

それでは、次に進んで、自分自身を整理し組み立て始めてください。当社はかつて従業員のエンゲージメントについて考察を行いましたが、そもそも時間を制御できなければ誰も仕事に集中して取り組むことはできないのです。 #WelcomeHR #入社管理オートメーション #非正規雇用 #アルバイト #パート #派遣 #雇用契約 #個人情報収集 #入社手続き #タイムマネジメント #マネージャー育成

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