【2019年版】ペーパーレスではなく、効率化!


一昔前の効率性に関する議論の傾向は「ペーパーレス化」であった。 しかしいまだに「ペーパーレス化」に対応できない人が大半である。どうしてなのか?

理由を挙げてみよう。


  • あなた自身が古いタイプの人間だから。

  • 周りが古いタイプの人間だから。

  • 上司が古いタイプの人間だから。

  • 会社が古い体質だから。


一言言わせてほしい。数年前まで、私はペーパーレス化は時代の傾向などではなく、 唯一の明白な選択だと信じていた。


どうしてデータを検索できるようにしたくないのか?
どうして自動入力機能を使って作業を早くしたくないのか?
どうして印刷にお金をかけるのか?
どうしてオフィスのどこかにあるか探し当てられないフォルダに全ての書類を収納するのか?
どうして全てのデータがオンラインにあるにも関わらず、顧客や従業員といった他の人に印刷、手書きや郵送の手間を負担させるのか?

理由については一日中語ることができる。勘違いしないでほしい。私は紙が大好きだ。デザインのテストをするため、時々30ページ、時には50ページを一度に印刷し、サービスのフロー全体を空間的に見直しできるようにする。


それに、紙にメモをとることも集中するのにはとてもいい。私が持ちうる媒体(メディア)の中で紙は今でも一番静かな媒体(メディア)だ。


考えごとをしている時、メッセージやツイートで邪魔をされたくない。自分の手で書くということが大好きなのだ。



さて、日本の技術のいちファンとして私が気になっているのは、ペーパーレス化のようなスタンダードに国として対応するのが非常に遅いことだ。


市場、すなわち日本企業は、「紙の書類を確認する方が速いはずだ」と説明するだろう。 もしくは「従業員がそのやり方に慣れているから」と言うだろう。 はたまた、私が最も嫌いな説明、「ずっとそうやってきたから」と言うかもしれない。

ペーパーレス化は紙をなくすことではない。我々はペーパーレス化という言葉を使うのをやめるべきだ。間違った印象を与えてしまう。デジタル化がもたらすのは、最小の努力で最も効率的な結果を達成するためだということを重視すべきであり、そのことから目を背けてはいけない。


それでは、腰の重い人々ばかりの会社で、どうすればデジタル化をより進められるのだろうか?いくつかヒントをあげよう。


1- 自分の仕事を早く、より快適に進めるため、デジタル化に自己投資する。(イチオシ)

自分の時間を、YouTubeで猫の動画に費やすか、より素晴らしい仕事に使い、信頼という新しい地位を勝ち取るか。以前の方法より良い時間の使い方はいろいろとある。自己投資をすることで決意を示すことになる。上司やCEOはそんなあなたに感謝せざるおえないはず。


2- 異なるフォーマットでの仕事は断る。

例として、私は請求書を紙で送ってくる人の仕事は断っている。相手にはさりげなく「お支払いを希望される方はPDFを送ってください」と伝えている。また印刷された販売用資料も受け取らず、印刷して私に渡そうとした資料のためにパワーポイントを作っているなら、そのパワーポイントを送ってほしい。分厚い販売用資料を渡されたら、その場でゴミ箱に捨てることになるだろう。ルールに則って仕事をしてくれるよう、共に働く人々を訓練するのだ。「最近はシェアオフィスからリモートワークをしているから、書類を収納するスペースがない」と説明してみるのもいいかもしれない。


3- パフォーマンスの低い環境下では働けない、と退職も辞さない。

古いやり方で働いていることを家族や友達に笑われて自分が愚かに感じると説明しよう。より早く仕事ができるよう、最新のツールを使用する、もっと現代的な職場に移ろうと思っていると上司に伝えてみよう。現状の日本の求人市場において、求職者がどれぐらいの影響力があるかを人々は理解していない。新規採用は難しいため、会社はあなたを留まらせるために努力をするだろうし、より早い仕事のために月15,000円のソフトウェアを導入してくれるかもしれない。


4- 競合会社が使用しているソフトウェアのリストを作る。

競合のXYZ社が最新ツールを使用しているため、自分のチームは彼らに太刀打ちできないと上司に伝えてみよう。そして、我々はまだ石器時代にいると。他社に競うことが好きな人もいるし、日本企業は他の企業がやっていることをやりたがる。他の国ではこの戦術はうまくいかないこともあるが、日本では良い戦略だ。


5- 諦めない。全ての会議でこの話題を出す。

時として、粘り強さは説得の鍵となる。上長や他のチームメンバーは「予算がない」とか「プロセスの変更コスト高すぎる」と主張し続けるかもしれない。しかし、上司が変わり、チームメンバーも変わり、予算は変更され、そして時として一番期待していない時に望んだものが手に入ることもある。重要なのは自分の意見を主張すること。周りの人はあなたの欲しいものを知らなければ、それが何かを考えることさえしない。ブラジルには次のようなことわざがある。『泣かないと、母親から母乳はもらえない 。(Quem não chora não mama)』


WelcomeHRでは、常に最小の努力で最大の結果を得ることに注力している。一度にひとつの雇用契約を送る代わりに、顧客が一度に1000人の雇用契約を送れるようにしよう。紙の書類を依頼する代わりに、書類の画像をアップロードできるようにしよう。我々は常に、今までのやり方をそのままにするのではなく、どう改善したらより良い結果が得られるかを自問自答している。我々は常に「どうすれば」の観点をもち、半年ごとに見直しをしている。



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